Anfragen und Kundenkontakt
Installateur mit Notdienst: Anfragen über das Formular landen automatisch in der Kundenliste, der Kunde bekommt sofort eine Bestätigung. Enthält die Anfrage Begriffe wie „Wasser tritt aus“, geht zusätzlich eine Nachricht an das Bereitschaftshandy. Mehr zu dieser Branche unter Installateur.
Ferienwohnung: Nach einer Buchung bekommt der Gast automatisch eine Willkommensnachricht mit Anreiseinfos, drei Tage vor Anreise den Code für die Schlüsselbox, nach der Abreise eine Bitte um eine Bewertung.
Website-Fragen: Ein KI-Chatbot wie Pipebot beantwortet häufige Fragen rund um die Uhr mit den Inhalten der Website und gibt alles andere ans Team weiter.
Termine und Erinnerungen
Friseursalon: Online gebuchte Termine erscheinen im Kalender, am Vortag kommt eine Erinnerung mit Absage-Link. Wer absagt, gibt den Termin sofort für andere frei.
Rauchfangkehrer: Für wiederkehrende Kehrtermine bekommen Kunden automatisch eine Ankündigung mit Terminvorschlag und der Möglichkeit, einen anderen Zeitraum zu wählen.
Kfz-Werkstatt: Wenn ein Auto fertig ist, setzt der Mechaniker im Auftragsprogramm den Status, und der Kunde bekommt automatisch eine Nachricht, dass er es abholen kann.
Gemeinsam ist diesen Beispielen: Die Information existiert schon in einem Programm, sie muss nur zur richtigen Zeit an die richtige Person.
Aus Ihrer Website werden fertige Beiträge für Instagram und LinkedIn. In der Pilotphase kostenlos.
Büro und Buchhaltung
Steuerberatungskanzlei: Mandanten schicken Belege per E-Mail an eine eigene Adresse. Eine Automatisierung legt die Anhänge nach Mandant und Monat in Ordnern ab und meldet, wenn für einen Monat noch nichts eingegangen ist. Weitere Ideen für diese Branche unter Steuerberater.
Kleiner Handwerksbetrieb: Eingangsrechnungen von Lieferanten, die per E-Mail kommen, werden automatisch in einen Buchhaltungsordner verschoben und umbenannt. Wie das funktioniert, beschreibt Rechnungen und Belege digital ablegen.
Verein: Neue Mitglieder, die sich online anmelden, landen in der Mitgliederliste, bekommen eine Willkommensmail mit Infos zum Beitrag und werden in den Verteiler aufgenommen, wenn sie zugestimmt haben. Mehr unter Vereine.
Marketing und Social Media
Regelmäßige Beiträge: Viele Betriebe wissen, dass sie auf Instagram oder LinkedIn präsent sein sollten, finden aber nie Zeit. Pipeflow macht aus der eigenen Website jede Woche fertige Beiträge mit Bild, der Betrieb gibt nur frei. In der Pilotphase ist es kostenlos.
Bewertungen: Nach einem abgeschlossenen Auftrag bekommt der Kunde einige Tage später eine freundliche Nachricht mit dem Link zur Google-Bewertung. Zufriedene Kunden vergessen das sonst oft.
Veranstaltungen: Ein Heuriger trägt seine Ausg’steckt-Termine einmal ein. Daraus entstehen automatisch Hinweise auf Website und im Newsletter an alle, die ihn abonniert haben.
Mehr Ideen sammelt der Ratgeber Social Media automatisieren.
Vertrieb und interne Abläufe
Angebote nachfassen: Wird ein Angebot verschickt, erscheint nach einer festgelegten Zahl von Tagen eine Erinnerung, nachzufragen, samt vorbereitetem Text. Mehr dazu unter Angebote und Nachfassen automatisieren.
Neue Firmenkunden finden: Ein Dienstleister für Betriebe sucht regelmäßig passende Unternehmen in seiner Umgebung. SightUp findet sie, bewertet sie von 0 bis 100 und schreibt die erste Nachricht vor, verschickt aber nichts automatisch. Es gibt ein Gratis-Paket mit 3 Suchen im Monat.
Besprechungen: Nach jedem Video-Call liegt das Protokoll mit Aufgaben bereit, ohne dass jemand mitschreibt. noteit arbeitet ohne Bot im Call, speichert in Frankfurt und ist etwa zwei Minuten nach dem Gespräch fertig.
So finden Sie Ihr eigenes Beispiel
Die Beispiele oben sind Anregungen. Das beste Beispiel für Ihren Betrieb finden Sie mit drei Fragen:
- Welche Tätigkeit wiederholt sich jede Woche und besteht hauptsächlich aus Abtippen, Kopieren, Weiterleiten oder Erinnern?
- Wo gehen regelmäßig Dinge verloren, etwa Anfragen, Rückrufe oder Belege?
- Was erledigen Sie abends, weil tagsüber keine Zeit war?
Fangen Sie mit dem Ablauf an, der Sie am meisten nervt, nicht mit dem technisch spannendsten. Was dabei überhaupt automatisiert werden kann, erklärt der Ratgeber Was ist Prozessautomatisierung? Für Abläufe, die über fertige Werkzeuge hinausgehen, finden Sie unter KI-Automatisierung die individuelle Umsetzung, Preis nach dem Erstgespräch.
Beschreiben Sie Ihr Angebot – SightUp findet passende Firmen in Ihrer Nähe. 3 Suchen pro Monat gratis.
Häufige Fragen
Welche Automatisierung lohnt sich für den Anfang am meisten?
Für viele kleine Betriebe ist es die Erfassung von Anfragen: Formular oder E-Mail landet automatisch in der Kundenliste, der Kunde bekommt eine Bestätigung, und es entsteht eine Aufgabe für den Rückruf. Das ist einfach umzusetzen, verhindert vergessene Anfragen und spart jede Woche Zeit. Danach folgen meist Terminerinnerungen und das Ablegen von Belegen.
Brauche ich für Automatisierung KI?
Nein, viele nützliche Automatisierungen kommen ohne KI aus, weil sie festen Regeln folgen, etwa Daten übertragen oder Erinnerungen schicken. KI wird nützlich, wenn Inhalte verstanden werden müssen, etwa um E-Mails nach Anliegen zu sortieren oder Antworten zu entwerfen. Abläufe ohne KI sind oft einfacher, günstiger und berechenbarer.
Kann ich Automatisierungen selbst einrichten?
Einfache Abläufe ja, etwa mit Funktionen Ihres Mailprogramms oder Automatisierungsplattformen ohne Programmierkenntnisse. Sobald mehrere Programme verbunden werden, Kundendaten betroffen sind oder der Ablauf zuverlässig im Hintergrund laufen muss, lohnt sich fachliche Unterstützung. Sonst entstehen leicht Lösungen, die nur eine Person versteht und die bei Änderungen still kaputtgehen.
Sind diese Beispiele echte Kundenprojekte?
Nein. Die Beispiele auf dieser Seite beschreiben typische Situationen, wie sie in vielen kleinen Betrieben vorkommen. Sie sollen zeigen, welche Abläufe sich grundsätzlich für eine Automatisierung eignen. Wie das bei Ihnen konkret aussehen könnte, zeigen wir im kostenlosen Erstgespräch live mit Ihren eigenen Daten und Abläufen.
Wie lange dauert es, eine Automatisierung einzurichten?
Einfache Abläufe mit fertigen Werkzeugen sind oft in kurzer Zeit eingerichtet. Verbindungen zwischen mehreren Programmen brauchen mehr Abstimmung und Tests. Am meisten Zeit kostet meist die Vorbereitung: den Ablauf klar aufschreiben und entscheiden, was in welchen Fällen passieren soll. Bei individuellen Projekten steht der Zeitplan im schriftlichen Angebot.