Das Telefon am Morgen: der Engpass jeder Ordination
Zu Ordinationsbeginn rufen alle gleichzeitig an: Terminwünsche, Fragen zu Befunden, Krankmeldungen, Überweisungen. Patienten hängen in der Warteschleife, und die Assistentin am Empfang muss gleichzeitig die Patienten im Warteraum betreuen.
Ein KI-Telefonassistent kann Anrufe annehmen, das Anliegen erfragen und sortieren: Terminwunsch, Rückruf wegen Befund, organisatorische Frage. Akute Beschwerden leitet er sofort an das Team weiter oder verweist auf den Notruf. Medizinische Auskünfte gibt er nicht. Wie die Erreichbarkeit insgesamt verbessert werden kann, beschreibt der Ratgeber zur Erreichbarkeit. Der Preis ist auf Anfrage.
Urlaub, Vertretung, geänderte Zeiten
Eine der häufigsten Fragen in Arztpraxen ist nicht medizinisch: Ist die Ordination nächste Woche offen? Wer vertritt während des Urlaubs? Gibt es diese Woche eine Abendordination? Wenn diese Infos auf der Website und im Google-Profil fehlen oder veraltet sind, rufen Patienten an, oder sie stehen vor verschlossener Tür.
- Ein Hinweisfeld auf der Startseite für Urlaub und Vertretung, das Sie selbst ändern können.
- Sonderöffnungszeiten im Google-Profil rechtzeitig eintragen.
- Ein klarer Satz, ob Sie eine Kassenpraxis oder Wahlarztpraxis führen.
Mehr dazu, was auf eine Praxis-Website gehört, steht im Ratgeber Praxis-Website.
Adresse Ihrer Website eingeben und in wenigen Minuten einen neuen Entwurf Ihrer Startseite sehen.
Terminanfragen online: was sinnvoll ist
Nicht jede Praxis will eine vollständige Online-Terminbuchung, weil die Termindauer stark vom Anliegen abhängt. Ein Mittelweg ist eine Terminanfrage: Der Patient gibt Wunschzeitraum und Art des Termins an, etwa Vorsorgeuntersuchung, Impfung oder Kontrolle, und die Praxis bestätigt.
Für planbare Termine wie Impfungen oder Vorsorge kann eine echte Online-Buchung trotzdem viel Telefonzeit sparen. Wie das funktioniert, beschreibt der Ratgeber Online-Terminbuchung.
Datenschutz: Gesundheitsdaten sind besonders sensibel
Wer in der Arztpraxis digitale Werkzeuge einsetzt, verarbeitet häufig Gesundheitsdaten, und die sind besonders geschützt. Das betrifft Formulare, Telefonassistenten, Chatbots und E-Mails. Deshalb gilt: so wenig medizinische Inhalte wie möglich über diese Kanäle, klare Speicherorte und Verträge.
Ein Chatbot auf der Website sollte nur organisatorische Fragen beantworten und niemals nach Symptomen fragen. Hinweise dazu bietet der Ratgeber Chatbot und Datenschutz. Im Einzelfall wenden Sie sich an die Ärztekammer, einen Anwalt oder die Datenschutzbehörde. Das hier ist keine Rechtsberatung.
Gefunden werden: auch Werbung hat Regeln
Patienten suchen nach „Hausarzt“ oder einem Facharzt im Ort und schauen auf Bewertungen und Öffnungszeiten. Ein gepflegtes Google-Profil und eine klare Website sind deshalb auch für Kassenpraxen wichtig, schon damit neue Patienten wissen, ob Sie noch aufnehmen.
Für Ärzte gelten standesrechtliche Regeln zur Werbung. Halten Sie Texte sachlich und informativ, ohne Heilversprechen. Was dabei im Einzelnen erlaubt ist, beantwortet die Ärztekammer. Wie Praxen online gefunden werden, beschreibt der Ratgeber SEO für Praxen.
Womit eine Praxis anfangen sollte
Zuerst die Grundlagen: aktuelle Öffnungszeiten, Urlaubshinweis, Kassen- oder Wahlarztinfo, Anfahrt und Leistungen. Dann die Entlastung am Telefon. Ein Chatbot ist für viele Praxen nicht der erste Schritt. Wer bereits eine gute Website hat, profitiert am meisten vom Telefonassistenten.
Im kostenlosen Erstgespräch, auch abends nach der Ordination, klären wir, was für Ihre Praxis sinnvoll ist.
Sehen Sie, wie ein KI-Chatbot mit den Inhalten Ihrer Website antwortet. Danach 30 Tage gratis.
Häufige Fragen
Darf ein KI-Telefonassistent in der Arztpraxis Anrufe annehmen?
Technisch ja, aber die Rahmenbedingungen müssen stimmen: Er sollte nur organisatorische Anliegen aufnehmen, keine medizinischen Auskünfte geben, bei akuten Beschwerden sofort an das Team oder den Notruf verweisen und so wenig Gesundheitsdaten wie möglich erfassen. Wie die Daten gespeichert werden, ist vorab zu klären. Für die rechtliche Beurteilung im Einzelfall sind Ärztekammer, Anwalt oder Datenschutzbehörde zuständig.
Soll ein Chatbot auf der Praxis-Website Fragen zu Beschwerden beantworten?
Nein. Ein Chatbot gehört in einer Arztpraxis nur zu organisatorischen Themen: Öffnungszeiten, Vertretung, Anfahrt, welche Unterlagen mitzubringen sind, ob die Praxis neue Patienten aufnimmt. Pipebot antwortet ausschließlich mit den Inhalten, die Sie hinterlegen, und verbindet bei Unsicherheit mit dem Team. Fragen zu Symptomen sollte er immer an die Praxis oder im Notfall an den Notruf verweisen.
Lohnt sich eine Online-Terminbuchung für eine Kassenpraxis?
Für planbare Termine wie Vorsorgeuntersuchungen, Impfungen oder Kontrollen oft ja, weil sie Telefonzeit spart. Für Akuttermine und Termine mit unklarer Dauer ist eine Terminanfrage mit Rückmeldung der Praxis meist besser. Viele Praxen kombinieren beides. Wichtig ist, nur bestimmte Terminarten und Zeitfenster online freizugeben, damit die Planung in der Hand der Praxis bleibt.
Was kostet eine Website für eine Arztpraxis?
Die Starter-Website mit bis zu fünf Seiten kostet ab 2.500 € einmalig ohne USt. Typisch sind Startseite mit Urlaubshinweis, Leistungen, Team, Ordinationszeiten und Anfahrt sowie Kontakt. Hosting, Impressum, Datenschutz und Kontaktformular sind enthalten. Terminanfrage, Online-Buchung oder Telefonassistent werden nach dem Erstgespräch mit klarem Preis schriftlich angeboten.